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自认为合理的Word长文档操作方法及技巧(样式、多级编号列表、公式居中、题注与引用)

介绍

最近在写大论文,大概一百页,涉及到各种公式、图、表、引用等等,整理了一下用到的word功能。主要包含样式如何使用及技巧、多级编号自定义与样式整合、公式居中公式编号局右、题注与题注的引用。下面的说明都针对office2010/2013/2016可用,反正界面效果差不多的就行,其实2003也可以,只不过位置可能有点不一样,毕竟这些功能都是word很早就有的,并不是新版本的新特性。
对于wps请自行找到对应方法,没用过wps,下面所有的office默认指微软系列的。
对于短文章可能Markdown很方便,但对于复杂的文章我感觉还是word方便,当然可能md我用的不熟吧。

还是喜欢没有图片的写,请边阅读边操作,这样也有助于熟练么,要是图片完整岂不是看一遍都不用操作了。。。

样式

新建样式

样式是必须要用的,类似于面向对象思想,给所有的文字(对象)都赋予一个声明(class),那么只需要修改这个声明的一切对象都会跟随改变,最终目的是实现排版与内容的解耦。但是样式也有个劣势,样式值针对一个段落,不可针对具体某句话。

当然一般一个文档每一段都应该是有自己的整体风格的,很少出现特殊文字。如果有需要单独加粗高亮的文字可单独设置,这样的设置就类似于(子类),后续再调整样式设置时,是不会改变单独修改过的属性值的。

最简单的对象建立方法:录入一串文字,然后选中这个文字段落,开始-样式右侧的向下箭头展开样式-创建样式-确定。如果看不懂文字描述,怎么新建样式,请看这:百度经验

通过一系列的创建样式可以构成多个样式的配置。对于我的大论文我创建了t正文、t标1、t标2、t标3、t章节、t公式、t图表、t图表标题,其中t公式有点特殊后面会单独说明。t标X是多级标题,嗯因为是大论文所有把章节提取出来了,不认为他是一级标题。

当使用了样式以后,由衷的建议,对于所有文档内容只用样式功能,以及对样式的修改,开始页面的字体、段落等等这两大部分应该与写作过程及排版完全无关了。。。放心的写内容,然后给内容赋予样式即可。

技巧:自己建立一个正文样式

为什么要建立t正文?因为我想让所有样式都属于原生正文的子特征,包括我自己的正文页属于原生正文的自特征,而不去修改原生的正文样式。(经过多次测试过的,因为每个样式都有个基准样式,一般都让基准样式是正文,那么当正文改变的时候,也许会有意想不到的“布局”)

修改基准、后续段落及大纲级别

当所有样式修改完成之后,建议做以下操作,把所有样式的大纲级别、基准及后续段落样式修改。分别右键每个样式,选择修改按钮:

样式基准:我建议改为原生的正文,当然无论如何这里有个原则,改成一个未来可以承受住各种风雨也不会给改变的样式,因为在这时你的基准肯定想当然的认为他是不会变得。如果你那的正文未来可能变,那请另选其他。注意选了其他的基准,那么文字就会改变,改变了那么请调到自己想要的样子,通过修改页面的左下角格式,可以修改这个样式的各种信息。

后续段落样式:也就是在填写完当前段落以后按回车,那么就到了下一个段落,如果设置好了这个那么下一个段落会自动设定为指定样式,解放自己的双手。一般来说标题后面的样式就是正文了。t正文。。

格式-段落-缩进与级别-大纲级别:对于标题一类的可以把大纲级别改好,这样自动生成的目录可以识别到自己的标题,导航页面也可以看到,方便跳转。

高级:多级编号(多级标题、多级列表)与样式

样式修改的左下角格式有编号,可以发现无论如何修改都无法实现多级编号的效果,如果侥幸有方法实现,也可能发现多级编号不会自动排序识别。
ps.不会自动排序识别指的是:大标题1.,小标题有了1.1 1.2 1.3 1.4,下面建立了第二个大标题2.此时再建立小标题,默认继续排号1.5,1.6,1.7。。。。不应该说是排序识别,应该是标题从属关系的识别。

上述问题主要是因为设置的多级标题并不属于一套“列表”中,自然无法跨不同列表识别,哦 多级标题可能在word里就是叫做多级列表。。这个东西在开始-段落-第三个吧。。。第一个项目符号,第二个编号,第三个多级列表。

正确的打开方式:首先确定自己的列表各级别情况,比如我的第一级是“第X章? ”后面两个空格,第二级是“1.1? ”后面两个空格。

那么这是一个特殊的列表级别,右侧向下小箭头点击,展开,定义新的多级列表。弹出窗口,左下角更多点一下,可以看到右侧的更高级的操作页面,主要是“将级别连接到样式”左侧第一个框是级别,中间是个效果展示,下面是具体设置。

选择第一个级别,“此级别编号样式”改为汉字一二三四,这时候再到“输入编号的格式”在那个一前面加上第字,后面加上章字以及两个空格,这个就设置好了,右侧起始编号肯定是1,嗯应该是“一”,不用改,下面的位置可以修改,比如居中,还有文本缩进等等,重要的是“编号之后”如果第一章后面是一个空格,此处直接选择空格,编号的格式后面不用自己加空格,如果后面是特殊的两个空格。。那请把编号之后改成不做标注,自己加两个空格。

然后选择第二个级别,这时候如果第二个级别也是普通的就好说了但是我这个比较特殊,第二个级别是1.1,所以默认到二级以后是一.1很不协调,此时可以勾选”正规形势编号”这样就实现了1.1的显示,当然可能是1.2,这时候把起始编号改成1就行了。

注意每一级设置完成后,记着把“将级别连接到样式”改成对应的样式。

如何修改?我还没发现怎么修改,如果错了就重新新建一个吧。。。默认这些配置都是针对文档的,可以右键选择具体的列表保存到列表库,这样就属于这台电脑所有office都能用了,比如您是专利撰写人,每个专利都有固定的样式,我这大论文肯定不需要了,只需要毕业一次。

题注与题注的引用

题注就是本质来说是序号1234567的自动增加,当然也可以是abcdefg或者其他的递增序号,其实这个递增序号是word的基本功能,而在这基本功能上衍生出了很多,比如上面说到的列表或者编号,我们常用的页码等等都是这个递增序号的一种。而题注还有个特点就是在序号前后可以增加一些文字。

最简单的使用方式:邮件图片,插入题注。选择新建一个题注,或者用已有的。我新建了很多题注因为每一张要从头编号,比如第二章第一个图要写图2.1所以要对每一章都单独建立题注,那么这就需要用到主菜单-引用菜单-插入题注,在这里可以保证任何场景下插入题注,而不是只能在图片表格下面。

插入题注-新建标签:每个题注就是自增序号,然后加上标签内容,所以可以新建标签,写一个内容比如:“图1.”标签,下面编号使用数字12345类型,这样就会构成”图1. 1”显示,插入题注页面有选项“题注中不包含标签”如果选择这个那么题注默认只有数字以及数字后面的内容,数字前面不能再加东西了。当然上面写了会构成”图1. 1”这个1.和1之间有个空格,我不需要空格,不是我不需要,是不让有空格,那么就只能不包含标签了,因为office默认加空格无法删除,也许有其他方法我没发现。

那么我就需要在正文中写:图1.“然后插入题注”然后写内容。这个题注我命名为了”二图”第二章图片的题注,但是好消息是,当需要引用这个题注的时候,引用中自动识别的标签是我写的图1.而不是二图,庆幸一下,这很人性化。本质来说引用的时候程序会把编号和编号前面的内容都认为是“标签+编号”。

文中我们经常会用如图1.1所示等等,如果文档图的顺序变了,比如前面增加了一个图,那么我们的题注就很有用了,后面的所有同类型编号会自动加一,于是乎我们文中写的一堆如图所示的指向就错了,如何实现自动匹配?这就需要用引用功能:

还是引用页面,题注大分类下的交叉引用。此时点开可以看到很多东西,首先就是引用类型,把类型改成自己定义的“二图”类型,就可以找到自己的题注,注意后面的引用内容,我一般只有标签和编号,如果需要整个引用那就选择整项题注。

除此以外引用类型有个“编号项”这里可以看到所有标题呀,那么我们可以引用如第二章所述,如果章节变了,那么这里的文字也会跟着变。

进一步的对于参考文献,[1] [2]与对英文中的角标也是很头疼的问题?其实已经解决,新建一个题注“参考文献”,文中所有角标都用这个题注,嗯前后自己加“[]”,文末可以用交差引用,给每个文中的角标写上对应的文章名。这样可以保证文章名与文献不会错乱。

当然如果是写书,可能不需要这么复杂,因为word有一个“脚注、尾注”的东西,也在引用页面,这个会省事很多,但是参考文献要求必须增加前后的[]符号,脚注尾注不能改这个,所以那就自己从题注中做出来吧。其实脚注尾注本质就是一个定制版的题注。

所有引用,无论何种方式,都可以在继续修改的,比如把整个内容引用“整项题注”,这时候可以选中这一块,点击一下文中的引用,默认整块都是灰色了,然后可以进一步的再点具体位置,然后进行修改编辑。对于下面提到的公式的引用可能就需要这样,因为。。。自己试了就知道

公式居中公式编号局右

大家应该可以想到这个效果。很多人默认的直接插入一个表格,三列,第一列空着,中间公式,后面局右的编号。真的很不理想呀。其实想到了表格就应该想到这种方式本质就是使用的制表符约束,那么word自身就带对制表符的约束。。。。何必用表格,给其他cv复制粘贴的人带来不便。注意这里用到了前面的样式还有题注,请往前看看。

需要这种显示效果的公式,必然是独立的一行,正规的说是一个独立的段落,那么就需要进行段落配置了。。。段落这个设置大部分人应该只用过首行缩进(纳尼?不是四个空格?不是一个tab?。。。。)、行间距(不是回车再回车,把中间那一行字体改小?),其实段落的功能很多很多,比如中文版式中的对齐方式、前面提到的大纲级别等等。此处要说的是整个段落编辑左下角的制表位。

先普及一下指标为的概念。默认的制表位是4个字符宽度,输入制表位,程序会自动计算当前行(行不是段落了)的开始到当前位置,有多少个字符宽度,如果不够四个的整数倍,补全,如果够了刚好,直接往后移动四个。当字符内容改变以后制表位会根据实际情况重算。这个描述的也不清楚,位应该说是位置,就是四个字符宽度是一个位置,占就要占全,当制表符出现时会自动把当前未沾满的制表位沾满,或者往后占一个制表位。注意区分制表符和制表位。

这样说其实就应该明白了,然后中间公式是一个制表位,然后最后的编号是一个制表位。当然这里的制表位就不应该是默认的4个字符宽度了,但是公式的长度不一定,无法确定准确地长度,那么可以用制表位页面的位置来约束公式,而宽度无所谓了。

首先公式区域的位置:(页面宽度-页边距*2)/2,(A4纸默认是7.33cm,注意看页边距)看一下实际上就是居中的位置。。。也就是让公式的四个字符宽度居中(话说是2个字符?嗯中文的两个,英文的四个)。

其次编号位置:编号位置:页面宽度-页边距,(A4纸默认是17.83cm,注意看页边距)。

具体设置过程:制表位置7.33厘米,居中,前导符 无,设置,制表位置17.83cm,右对齐,前导符 无,设置,确定。

下面这个段落就是已经设置好的了,请尽快新建样式,避免重复操作,以后直接给公式行指定样式就行了。

具体使用,这个段落先按Tab制表符,就会自动居中然后输入公式以后,再按Tab制表符(这个如果使用word新版公式编辑器,请在输入公式以后按一下→,把光标移出公式再按),就会局右,这时候输入(X-X)这里可以用题注了。。。然后文中引用也可以用题注引用。

自定义快速访问工具栏

这个很有用的,一般来说对于题注和引用用的多的,我都是直接把他放到自定义工具栏,最右面有个向下的箭头,点了以后点击其他命令,可以从里面找自己需要的东西。

 

 

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